La gestion d’une flotte automobile comprend la gestion et/ou la maintenance d’un parc de véhicules pour une entreprise. Dans les grands groupes, une personne va être dévolue à temps plein à cette tâche. Dans les PME et les TPE, il s’agit généralement d’une partie des missions d’une personne qui occupe d’autres fonctions comme un assistant, un comptable ou encore un responsable des services généraux.
Certaines entreprises font le choix d’externaliser la gestion de leur flotte automobile, car cela demande une grande connaissance du secteur de la logistique et la capacité à croiser les données. Elle fait alors appel à un gestionnaire de flotte, également appelé “fleeter”, ce qui permet de dégager les dirigeants de certaines tâches opérationnelles qui ne constituent pas le cœur de leur métier.
Tracker les véhicules sur le terrain
Bien gérer la flotte automobile d’une entreprise permet d’optimiser ses ressources dans ce domaine et, donc, de diminuer les coûts. Un des outils les plus utilisés par les gestionnaires de flotte automobile est la géolocalisation des véhicules en temps réel grâce à un système de GPS. Il est important de savoir quel conducteur conduit quel véhicule et où il se situe géographiquement. Le pointage des conducteurs et le tracking des véhicules sur le terrain sont une part importante du travail du gestionnaire de flotte.
La flotte, un travail de gestion
Par ailleurs, la gestion d’une flotte automobile inclut un important travail de gestion à proprement parler avec les tâches suivantes :
- La gestion des contrats avec les prestataires extérieurs comme les concessionnaires, les loueurs ou encore les assureurs (comment assurer le plus efficacement possible, et au meilleur prix, l’ensemble de mes véhicules ?)
- Les dépenses liées aux véhicules comme les péages ou les frais d’entretien et de carburant
- Les démarches administratives comme l’obtention de la carte grise auprès de la préfecture, les systèmes de bonus/malus avec les assurances, etc.
- La gestion des éventuels sinistres, accidents, amendes, etc.
Aussi, gérer une flotte automobile implique des connaissances juridiques. Il faut effectivement être au fait des dernières réglementations routières et posséder de solides bases en fiscalité automobile.
Il faut également détenir un bagage technique pour connaître les spécificités des véhicules qui composent sa flotte. Le système informatique permet de faire remonter des informations techniques et de maintenance comme la consommation, le kilométrage, les pannes, etc.
Gérer de l’humain au quotidien
Si le gestionnaire de flotte automobile peut s’appuyer sur un logiciel spécialisé qui lui permettra d’automatiser certaines actions et de gagner un temps précieux, il devra également gérer de l’humain au quotidien, en particulier les différents conducteurs ou chauffeurs de véhicules. La gestion des conducteurs n’est pas une tâche aisée, elle s’apparente en partie à celle d’un manager. Il faut par exemple pallier les absences et communiquer régulièrement avec les conducteurs.
Au quotidien, il faut gérer les temps de travail et de repos des conducteurs afin d’être en conformité avec le Code du travail. Connaître précisément le temps de travail de chacun permet, ensuite, d’attribuer les missions aux différents conducteurs. On évitera de confier une mission lointaine à un collaborateur qui a déjà effectué trop d’heures dans la semaine.
On l’aura compris, gérer une flotte automobile ne s’improvise pas et doit être anticipé par l’entreprise.