Flotte automobile : qu’est-ce que la car policy ?

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Pour s’assurer la bonne gestion de leur flotte automobile, les entreprises ont tout intérêt à mettre en place une car policy complète et adaptée aux besoins de leurs collaborateurs ! Elle permet en outre de définir les règles d’attribution, d’usages et de gestion de chaque véhicule du parc automobile dans le but de prévenir les risques mortels sur la route et de composer une flotte plus respectueuse de l’environnement !

Qu’est-ce que la car policy ?

Le terme anglais « car policy » se traduit comme la « politique automobile » d’une entreprise. Au sein de ce document, l’ensemble des règles de la flotte automobile d’une entreprise y sont indiquées. Pour une politique automobile efficace, le gestionnaire d’une flotte automobile doit gérer l’achat ou la location des véhicules, leur attribution, leur usage et leur gestion !

Pourquoi mettre en place la car policy ?

Une car policy efficace et fonctionnelle assure de nombreux avantages, pour les dirigeants de l’entreprise comme pour les employés ! En effet, le bon établissement d’une politique automobile facilite grandement le travail du gestionnaire d’un parc automobile :

  • Elle détermine les marques et les modèles de véhicule que peuvent obtenir les salariés et les dirigeants ;
  • Elle fixe les droits et les obligations des utilisateurs pour se prémunir de tous les litiges ;
  • Elle réduit le Total Cost of Ownership nommé TCO (le coût total de possession d’un véhicule) ;
  • Elle définit les besoins en véhicule : le kilométrage, l’entretien et le renouvellement ;
  • Elle permet de réaliser des économies pour l’entreprise en définissant le nombre de véhicules nécessaire pour permettre de négocier un tarif groupé pour l’achat ou la location ;
  • Elle permet de renouveler son parc automobile pour des véhicules plus respectueux de l’environnement (100 % électrique ou hybride rechargeable) et de maîtriser les émissions de CO2 de l’entreprise pour une meilleure responsabilité sociétale des entreprises (RSE).

C’est par ailleurs un atout non-négligeable pour les collaborateurs de l’entreprise qui se voient doter d’un véhicule de fonction ou de service. L’attribution et l’utilisation du véhicule sont simplifiées pour un confort de travail assuré !

Comment mettre en place sa politique automobile ?

De nombreux critères sont à prendre en compte pour qu’une car policy soit adaptée et performante pour l’entreprise.
Premièrement, la car policy doit définir les règles d’attribution d’un véhicule. Le gestionnaire de flotte doit donc déterminer les employés qui pourront se voir attribuer un véhicule, si la possession du véhicule est incluse dans la rémunération, s’il est nécessaire à l’activité du salarié, les modalités de changement de modèle en fonction d’un changement de poste et dans un dernier temps, le déroulement de la restitution !

Comme tout règlement qui se respecte, il est nécessaire qu’il encadre l’usage du véhicule ! Il définit donc les règles de sécurité de conduite, les interdictions de l’utilisateur. Il détermine également l’utilisation privée du véhicule, à savoir, si le salarié peut utiliser le véhicule pendant le week-end ou les vacances et s’il est le seul à pouvoir le conduire ! La politique automobile de l’entreprise délimite aussi la zone géographique d’utilisation du véhicule tout comme le kilométrage autorisé, les procédures d’entretien du véhicule (vidange, contrôle technique, pneu…). Enfin, il est important qu’il y figure les procédures à suivre en cas de vol, de panne ou d’accident !

La mise en place d’une car policy est particulièrement importante lors du développement de son parc automobile, grâce à elle le gestionnaire de flotte s’assure la pérennité et la performance des véhicules de l’entreprise. Elle est signée par tous les collaborateurs qui profitent d’un véhicule pour éviter tout litige ! Mais ce n’est pas tout ! Vous pouvez également gérer votre flotte en toute simplicité avec Coyote Fleet.

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